INFORMATIVA ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento
(UE) 2016/679
in ordine al trattamento dei dati personali
dei Soci affiliati a SIMeF ETS
1. TITOLARE
DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del
trattamento è SIMeF ETS (Società Italiana di Medicina Farmaceutica), che, in qualità di Titolare del
trattamento, ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679, relativo
alla “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati
personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”, con la presente La
informa che il trattamento dei Suoi dati sarà improntato ai principi di
correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti.
2. RAPPRESENTANTE
DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Non sono
previste le figure del Rappresentante del Titolare del trattamento né del
Responsabile della Protezione dei dati all’interno di questa organizzazione, in
quanto non necessarie ai sensi del Regolamento stesso.
3.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei Suoi dati
personali, in qualità di aspirante Socio/Socio del Titolare è eseguito rispettivamente
per le decisioni in ordine alla Sua ammissione quale socio e per lo svolgimento
delle finalità istituzionali perseguite dal Titolare.
Il trattamento è
indispensabile, in particolare, per la gestione della sua posizione di Candidato
Socio e di Socio (pagamenti quote, convocazioni, inviti e newsletter), per la
fruizione delle attività e delle iniziative associative (es. convegni, eventi,
partecipazione a gruppi di lavoro), per l’utilizzo dell’area riservata del sito
web SIMeF ETS e, quindi, la pubblicazione di Suoi interventi.
I dati trattati potranno
riguardare:
a)
notizie anagrafiche e recapiti (es. nome, cognome, luogo e data di
nascita, codice fiscale, residenza, domicilio, domicilio professionale, preferenze
relative a gruppi di lavoro, numeri di telefono e recapiti di posta elettronica
utilizzabili per lo svolgimento delle attività SIMeF ETS, ivi compreso invio di
newsletter e l’invito alle riunioni dei gruppi di lavoro);
b)
dati e informazioni contenute nel curriculum e comunque attinenti livelli
di istruzione, formazione e di professionalità acquisiti;
c)
luogo di esercizio della professione;
d)
registrazioni di orari di accesso e uscita rispetto a eventi formativi e
controllo presenze;
e)
attestati di partecipazione e di attribuzione di crediti formativi;
f)
informazioni e dati necessari per la pianificazione dei viaggi e/o il
rimborso di spese;
g)
dichiarazioni relative alla presenza/assenza di conflitti di interesse;
h)
pubblicazioni, articoli e materiale divulgativo da Lei prodotto, nonché
verbali di riunioni;
i)
IP relativi ad accessi all’area riservata del sito web;
j)
immagini e/o registrazioni audio/video tratte da eventi formativi e convegnistici
per finalità legate ad attività statutarie dell’Associazione, anche di natura
promozionale (a mezzo di siti web e pagine social, eventi, stampa di brochure
similari), il tutto fermo restando il divieto assoluto di utilizzo delle
immagini e/o delle registrazioni audio video in contesti che pregiudichino la
sua dignità personale ed il decoro professionale e, comunque, per finalità
diverse da quelle sopra indicate.
4. BASE GIURIDICA
E LICEITÀ DEL TRATTAMENTO
In riferimento alle liceità
del trattamento individuate la scrivente Le specifica, a seguito, le basi
giuridiche su cui si fondano:
· Per le finalità di cui al
Punto 3, lettere da a) a g) della presente informativa, il trattamento è basato
sulla necessità di eseguire il contratto di affiliazione e di iscrizione ad
eventi di cui Lei è parte (ivi comprendendosi anche le finalità
pre-contrattuali);
· Per le finalità di cui al
Punto 3, lettere h) ed i) della presente informativa, il trattamento è
necessario per interesse legittimo del Titolare (interesse al buon andamento e
alla divulgazione delle attività e tutela della sicurezza informatica, nonché
del patrimonio dell’ente);
·
Per le finalità di cui al
Punto 3, lettera j) della presente informativa, il trattamento è basato sul
libero consenso dell’interessato.
5.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Ogni
trattamento avviene mediante l'adozione di misure di sicurezza, tecniche ed
organizzative, adeguate al trattamento stesso così come riportato all’art. 32
del Regolamento. Tutti i dati sono trattati in forma elettronica e sono attuate
misure di minimizzazione del trattamento, quanto a tipologia del dato,
autorizzazioni all’accesso e tempi di conservazione.
6. DESTINATARI
DEI DATI PERSONALI TRATTATI
I Suoi dati, per le finalità di
cui al Punto 3 della presente informativa, potranno essere comunicati alle
organizzazioni incaricate dell’organizzazione di eventi e congressi, nonché ad
agenzie di viaggi e/o ad Hotels.
I dati
potranno venire a conoscenza di eventuali fornitori incaricati di operazioni di
manutenzione e/o gestione dei sistemi e/o software gestionali.
I soggetti
menzionati sono comunque nominati quali Responsabili del trattamento.
I Suoi dati potranno essere
comunicati anche a Organismi di Amministrazione e di Controllo della Società,
ai fini dell’espletamento del mandato conferito a tali professionisti.
Per le finalità di cui al
Punto 3, lettera j), della presente informativa, previo Suo consenso, i dati
potranno essere comunicati a soggetti terzi fornitori dell’organizzazione
competenti in materia di promozione commerciale e marketing, formalmente
autorizzati dalla scrivente, per le sole finalità indicate e sempre nel
rispetto di tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento.
Tutti i
destinatari dei dati sono comunque vincolati al rispetto della
riservatezza.
7. TRASFERIMENTO
DI DATI A UN PAESE TERZO
Non è
previsto alcun trasferimento dei Suoi dati verso un paese terzo o a
un’Organizzazione internazionale (paese esterno allo Spazio Economico Europeo).
8. PERIODO DI
CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
I Suoi dati personali di cui al punto 3 lettere da
a) a h) della presente informativa, verranno conservati per i 10 anni
successivi al momento dell’interruzione del rapporto di affiliazione, salvo
ulteriore durata in caso di contenziosi.
Qualora la Sua candidatura a socio non venga
finalizzata per qualsiasi ragione, i Suoi dati verranno conservati per 5 anni
dalla richiesta.
Le informazioni di cui al punto 3 lettera i) della presente informativa
verranno conservate per 90 giorni o per l’ulteriore durata necessaria in caso
di illecito o contenzioso rilevato (fino alla definizione dei fatti).
Il materiale di cui al punto 3 lettera j) della
presente informativa verrà conservato per 5 anni dall’acquisizione, salvo
revoca del consenso in tempo antecedente.
9. DIRITTI
DELL’INTERESSATO
Lei ha diritto di richiedere al
Titolare del trattamento l’accesso, la cancellazione, la comunicazione,
l'aggiornamento, la rettificazione, l’opposizione al trattamento,
l'integrazione, la limitazione, la portabilità, la conoscenza della violazione
dei Suoi dati personali, nonché in generale, può esercitare tutti i diritti
previsti dall’art. 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, ivi compresa la
revoca del consenso. Le istanze di cancellazione e opposizione potranno essere
accolte solo qualora non siano più sussistenti le finalità di cui all’art. 3.
L’esercizio
di tutti i diritti predetti potrà essere azionato in ogni momento scrivendo al
Titolare del trattamento alla PEC aziendale.
10. AUTORITÀ DI
CONTROLLO
Lei ha il diritto di
proporre reclamo all’Autorità di controllo competente “Garante Privacy
Italiano” nel caso in cui ritenga che i Suoi diritti nell’ambito di protezione
dei dati personali siano a rischio [www.garanteprivacy.it].
11. PROCESSO
DECISIONALE AUTOMATIZZATO
I Suoi dati
non saranno inseriti all’interno di alcun processo decisionale automatizzato.
