INFORMATIVA ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

in ordine al trattamento dei dati personali

dei Soci affiliati a SIMEF

1.       TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è SIMEF ETS (Società Italiana di Medicina Farmaceutica), che, in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”, con la presente La informa che il trattamento dei Suoi dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti.

2.       RAPPRESENTANTE DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Non sono previste le figure del Rappresentante del Titolare del trattamento né del Responsabile della Protezione dei dati all’interno di questa organizzazione, in quanto non necessarie ai sensi del Regolamento stesso.

3.       FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei Suoi dati personali, in qualità di aspirante Socio/Socio del Titolare è eseguito rispettivamente per le decisioni in ordine alla Sua ammissione quale socio e per lo svolgimento delle finalità istituzionali perseguite dal Titolare.

Lei potrebbe essere rappresentante di una persona giuridica; in tal caso il contenuto della presente informativa vale per tutti i dati personali dei referenti della persona giuridica di cui si chiede l’affiliazione.

Il trattamento è indispensabile, in particolare, per la gestione della sua posizione di Candidato Socio e di Socio (pagamenti quote, convocazioni, inviti e newsletter), per la fruizione delle attività e delle iniziative associative (es. convegni, eventi, partecipazione a gruppi di lavoro), per l’utilizzo dell’area riservata del sito web SIMeF e, quindi, la pubblicazione di Suoi interventi.

I dati trattati potranno riguardare:

a)     notizie anagrafiche e recapiti (es. nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, domicilio, domicilio professionale, preferenze relative a gruppi di lavoro, numeri di telefono e recapiti di posta elettronica utilizzabili per lo svolgimento delle attività SIMeF, ivi compreso invio di newsletter e l’invito alle riunioni dei gruppi di lavoro);

b)     dati e informazioni contenute nel curriculum e comunque attinenti livelli di istruzione, formazione e di professionalità acquisiti;

c)     luogo di esercizio della professione;

d)     registrazioni di orari di accesso e uscita rispetto a eventi formativi e controllo presenze;

e)     attestati di partecipazione e di attribuzione di crediti formativi;

f)       informazioni e dati necessari per la pianificazione dei viaggi e/o il rimborso di spese;

g)     dichiarazioni relative alla presenza/assenza di conflitti di interesse;

h)     pubblicazioni, articoli e materiale divulgativo da Lei prodotto, nonché verbali di riunioni;

i)       IP relativi ad accessi all’area riservata del sito web;

j)       immagini e/o registrazioni audio/video tratte da eventi formativi e convegnistici per finalità legate ad attività statutarie dell’Associazione, anche di natura promozionale (a mezzo di siti web e pagine social, eventi, stampa di brochure similari), il tutto fermo restando il divieto assoluto di utilizzo delle immagini e/o delle registrazioni audio video in contesti che pregiudichino la sua dignità personale ed il decoro professionale e, comunque, per finalità diverse da quelle sopra indicate.

4.   BASE GIURIDICA E LICEITÀ DEL TRATTAMENTO

In riferimento alle liceità del trattamento individuate la scrivente Le specifica, a seguito, le basi giuridiche su cui si fondano:

·        Per le finalità di cui al Punto 3, lettere da a) a g) della presente informativa, il trattamento è basato sulla necessità di eseguire il contratto di affiliazione e di iscrizione ad eventi di cui Lei è parte (ivi comprendendosi anche le finalità pre-contrattuali);

·        Per le finalità di cui al Punto 3, lettere h) ed i) della presente informativa, il trattamento è necessario per interesse legittimo del Titolare (interesse al buon andamento e alla divulgazione delle attività e tutela della sicurezza informatica, nonché del patrimonio dell’ente);

·        Per le finalità di cui al Punto 3, lettera j) della presente informativa, il trattamento è basato sul libero consenso dell’interessato.

5.     MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Ogni trattamento avviene mediante l'adozione di misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, adeguate al trattamento stesso così come riportato all’art. 32 del Regolamento. Tutti i dati sono trattati in forma elettronica e sono attuate misure di minimizzazione del trattamento, quanto a tipologia del dato, autorizzazioni all’accesso e tempi di conservazione.

6.     DESTINATARI DEI DATI PERSONALI TRATTATI

I Suoi dati, per le finalità di cui al Punto 3 della presente informativa, potranno essere comunicati alle organizzazioni incaricate dell’organizzazione di eventi e congressi, nonché ad agenzie di viaggi e/o ad Hotels.

I dati potranno venire a conoscenza di eventuali fornitori incaricati di operazioni di manutenzione e/o gestione dei sistemi e/o software gestionali.

I soggetti menzionati sono comunque nominati quali Responsabili del trattamento.

I Suoi dati potranno essere comunicati anche a Organismi di Amministrazione e di Controllo della Società, ai fini dell’espletamento del mandato conferito a tali professionisti.

Per le finalità di cui al Punto 3, lettera j), della presente informativa, previo Suo consenso, i dati potranno essere comunicati a soggetti terzi fornitori dell’organizzazione competenti in materia di promozione commerciale e marketing, formalmente autorizzati dalla scrivente, per le sole finalità indicate e sempre nel rispetto di tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento.

Tutti i destinatari dei dati sono comunque vincolati al rispetto della riservatezza.

7.   TRASFERIMENTO DI DATI A UN PAESE TERZO

Non è previsto alcun trasferimento dei Suoi dati verso un paese terzo o a un’Organizzazione internazionale (paese esterno allo Spazio Economico Europeo).

8.     PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I Suoi dati personali di cui al punto 3 lettere da a) a h) della presente informativa, verranno conservati per i 10 anni successivi al momento dell’interruzione del rapporto di affiliazione, salvo ulteriore durata in caso di contenziosi.

Qualora la Sua candidatura a socio non venga finalizzata per qualsiasi ragione, i Suoi dati verranno conservati per 5 anni dalla richiesta.

Le informazioni di cui al punto 3 lettera i) della presente informativa verranno conservate per 90 giorni o per l’ulteriore durata necessaria in caso di illecito o contenzioso rilevato (fino alla definizione dei fatti).

Il materiale di cui al punto 3 lettera j) della presente informativa verrà conservato per 5 anni dall’acquisizione, salvo revoca del consenso in tempo antecedente.

9.     DIRITTI DELL’INTERESSATO

Lei ha diritto di richiedere al Titolare del trattamento l’accesso, la cancellazione, la comunicazione, l'aggiornamento, la rettificazione, l’opposizione al trattamento, l'integrazione, la limitazione, la portabilità, la conoscenza della violazione dei Suoi dati personali, nonché in generale, può esercitare tutti i diritti previsti dall’art. 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, ivi compresa la revoca del consenso. Le istanze di cancellazione e opposizione potranno essere accolte solo qualora non siano più sussistenti le finalità di cui all’art. 3.

L’esercizio di tutti i diritti predetti potrà essere azionato in ogni momento scrivendo al Titolare del trattamento alla PEC aziendale.

10.   AUTORITÀ DI CONTROLLO

Lei ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente “Garante Privacy Italiano” nel caso in cui ritenga che i Suoi diritti nell’ambito di protezione dei dati personali siano a rischio [www.garanteprivacy.it].

11.   PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO

I Suoi dati non saranno inseriti all’interno di alcun processo decisionale automatizzato.